Bagian Umum dan Keuangan

Bagian Umum dan keuangan merupakan salah satu bagian dalam organisasi Politeknik AKA Bogor, sesuai dengan Peraturan Menteri Perindustrian Republik Indonesia Nomor : 04/M-IND/PER/1/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Politeknik AKA Bogor. Tugas pokok dan fungsi Bagian Umum dan Keuangan adalah melaksanakan urusan ketatausahaan, kerumahtanggaan, Barang Milik Negara, ketatalaksanaan, hubungan masyarakat, kepegawaian dan keuangan. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya Bagian Umum dan keuangan dikepalai oleh Kepala Subbagian Umum dan Keuangan dan dibantu oleh 4 (empat) bagian yang dikepalai oleh Kepala Urusan yang membidangi: Urusan Umum dan SDM, Urusan Pemeliharaan dan Instalasi, Urusan Akuntansi Keuangan, dan Urusan Akuntansi Aset. Rincian kegiatan yang dilakukan oleh Bagian Umum dan Keuangan dijabarkan sebagai berikut:

1. Melakukan verifikasi terhadap daftar rencana kenaikan gaji berkala pegawai, kenaikan pangkat reguler, dan pensiun pegawai
2. Melakukan verifikasi dokumen usulan kenaikan gaji berkala pegawai, kenaikan pangkat reguler, dan pensiun pegawai
3. Melakukan verifikasi surat dan dokumen usulan mutasi pegawai, karpeg, karis/karsu, kartu taspen, dan kartu askes pegawai
4. Menyusun daftar rencana pegawai/dosen yang mengikuti pelatihan/training
5. Melakukan rekap kekuatan pegawai
6. Menyusun rencana kebutuhan pegawai
7. Menyusun data informasi kepegawaian sesuai aplikasi sipegi
8. Melakukan verifikasi data penggunaan energi di lingkungan Politeknik AKA Bogor
9. Melakukan koordinasi dengan staff bagian umum terkait permasalahan keamanan dan kebersihan kantor
10. Membuat laporan urusan bagian umum dan SDM
11. Melaksanakan tugas lain sesuai yang diperintahkan atasan.

1. Menghimpun data kebutuhan bahan dan perlengkapan pendidikan dan pengajaran serta bahan kebutuhan administrasi
2. Menyusun daftar kebutuhan operasional pendidikan Politeknik AKA Bogor
3. Menyampaikan usul pengadaan bahan dan peralatan pendidikan untuk bahan perencanaan pimpinan
4. Melaksanakan pengelolaan inventaris sesuai dengan ketentuan yang berlaku seperti membuat KIB, DIR, dan LT
5. Menyiapkan formulir/buku pengeluaran daqn pemasukan barang/ bahan kerja
6. Membina dan mengarahkan bawahan dalam pelaksanaan tugas
7. Menghimpun data inventaris dalam komputer sesuai ketentuan yang berlaku
8. Membuat konsep surat yang berkaitan dengan laporan inventaris
9. Mengelola administrasi penerimaan dan penggunaan barang habis pakai yang digunakan untuk operasional pendidikan dan administrasi
10. Melayani permintaan bahan dan/ atau perlengkapan kerja yang diperlukan pegawai sesuai ketentuan yang berlaku
11. Menindak lanjuti kebutuhan mendesak pengadaan barang/ bahan keperluan pelaksanaan pendidikan dan pengajaran
12. Membuat laporan berkala keadaan inventaris seperti LMBT dan laporan tahunan
13. Memelihara dan mengamankan data inventaris yang ada dalam komputer
14. Melaksanakan tugas lain sesuai yang diperintahkan atasan.

1. Membantu kepala subbagian dalam menyusun konsep rincian anggaran belanja Politeknik AKA Bogor
2. Menyiapkan dokumen dan mengurus revisi anggaran ke instansi terkait berdasarkan ketentuan yang berlaku
3. Melaksanakan pembukuan atas pencairan dan pembayaran/penggunaan anggaran sesuai ketentuan yang berlaku
4. Meneliti dan mengoreksi keabsahan dokumen tagihan serta kesesuaian jumlah yang harus dibayar melalui anggaran Politeknik AKA Bogor
5. Mengoreksi rincian perhitungan daftar gaji dan/ atau daftar pembayaran insentif/ honorarium sesuai data pendukung yang menjadi dasar perhitungan pembayaran
6. Meneliti dan mengoreksi dokumen bahan pertanggung jawaban
7. Melaksanakan rekonsiliasi atas realisasi penerimaan dan pengeluaran anggaran secara berkala dengan KPPN setempat untuk bahan laporan pertanggung jawaban sesuai ketentuan yang berlaku
8. Memelihara data pencairan dan pengeluaran anggaran serta hasil rekonsiliasi pelaksanaan anggaran dalam komputer yang tersedia sesuai ketentuan yang berlaku
9. Memelihara kelancaran pelaksanaan kegiatan dan anggaran
10. Melaporkan secara berkala pelaksanaan anggaran sesuai hierarki berdasarkan ketentuan yang berlaku
11. Menyusun laporan keuangan secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku
12. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan perintah atasan.

1. Menghimpun dan menyusun data perbaikan peralatan pendidikan untuk bahan penyusunan rencana kinerja Politeknik AKA Bogor
2. Menyampaikan data rencana perbaikan kepada pimpinan untuk bahan rencana kinerja dan anggaran Politeknik AKA Bogor
3. Melakukan pemeliharaan/perbaikan istalasi atas kerusakan instalasi yang dapat ditangani sendiri
4. Melakukan pemeliharaan/perbaikan peralatan pendidikan dan peralatan lainnya atas kerusakan peralatan pendidikan dan peralatan lainnya yang dapat ditangani sendiri
5. Melakukan koordinasi dengan pimpinan dan pejabat/ panitia pengadaan atas pemeliharaan/ perbaikan peralatan pendidikan dan peralatan laboratorium yang harus ditangani pihak luar/ rekanan
   Melaksanakan pemeliharaan rutin atas genset milik Politeknik AKA Bogor
6. Menindak lanjuti permintaan mendesak atas perbaikan instalasi dan/ atau peralatan pendidikan agar pelaksanaan pendidikan dan pengajaran tidak terganggu
7. Mencatat dan menyampaikan data penggunaan listrik, gas, dan air untuk bahan pengawasan pimpinan
8. Melaksanakan tugas lain sesuai yang diperintahkan atasan.